Uno de los problemas “raíz” de los negocios durante su crecimiento es la falta de procesos documentados que indiquen con claridad los pasos a seguir para realizar operaciones importantes (desde la fabricación de un producto hasta la atención de la queja de un cliente).

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura del personal de un negocio; en él se indican las posiciones en la escala jerárquica y sus tareas.

Permite visualizar más fácilmente los recursos humanos con los que cuenta la empresa, qué obligaciones tienen los colaboradores y cómo se interrelacionan. No solo brinda información precisa para ordenar la estructura organizacional, sino también para actuar más rápidamente en caso de un problema o de una crisis.

1. Identifica a todos los colaboradores de la empresa

Si tu empresa aún es pequeña y tienes pocos colaboradores, éste puede parecerte un paso menor; pero es muy importante porque puede ayudarte a confirmar si tienes una estructura de personal ajustada a la etapa de crecimiento de tu negocio o si cuentas con demasiado personal, por ejemplo.

2. Determina las áreas funcionales

El siguiente paso es definir cuáles son las áreas que integran la empresa y en las que se desarrollan tareas claves como producción, ventas, atención al cliente o contabilidad. Estos departamentos funcionales serán pocos si tu negocio es pequeño. Lo mejor es que, por una cuestión de ahorro en los costos, puedes fusionar áreas complementarias, como ventas y marketing. Con el tiempo, a medida que la empresa crece, fortalecerás tu organigrama con nuevos departamentos, como Inteligencia de Negocios o Ecommerce.

3. Define los niveles jerárquicos

Aunque las estructuras organizacionales son cada vez menos verticales, para operar una empresa ordenada es fundamental definir la jerarquía de cada puesto para determinar la cadena de autoridad. De lo contrario, será difícil comunicar al equipo quién es el responsable de tomar decisiones en cada área, sobre todo ante un problema o conflicto; por lo que tampoco habrá claridad sobre las relaciones de poder entre superiores y subordinados.

4. Precisa cuáles son los puestos de trabajo

¿Qué sigue? Determinar las diferentes posiciones en la empresa, con base en las áreas funcionales y las jerarquías previamente establecidas. Esto incluye funciones y responsabilidades precisas cuya información debe ser objetiva; es decir, no debe incluir el nombre de los colaboradores actuales que podrían abandonar su puesto en el futuro ante una posible renuncian o porque lleguen a ser ascendidos.

5. Interrelaciones entre cada uno de los puestos

En este punto debemos conectar las funciones clave de cada área con otros departamentos, de acuerdo a criterios como jerarquías y necesidades de autorización para tomar una decisión, suministro de insumos o entrega de proyectos.

6. Diseño del organigrama

El último paso es plasmar este organigrama gráficamente a través de cajas que representen las diferentes áreas y puestos de la empresa para organizarlas en una estructura vertical (los puestos con mayor poder de mando deben de ir arriba). Luego hay que conectar estas cajas a través de flechas para indicar conexiones y el flujo entre las diferentes funciones.

Considera que cada caja representa un puesto (por ejemplo, auxiliar contable), independientemente de cuántos colaboradores cumplan con esa función.

Se recomienda agregar el número de empleados al lado de la caja que identifica cada rol a desempeñar.